Consigli non convenzionali per assumere solo i migliori candidati

Ecco la situazione in cui vi trovate: dovete trovare una persona da assumere, ma non sapete come fare per scegliere il meglio.
I selezionatori costano troppo.
In internet ci sono troppi pareri, e spesso non sembrano parlare di quello che vi interessa.
E’ una scelta molto importante, ma temete di non avere le informazioni giuste.

Ci sono passato prima di voi, e con quello che ho imparato ho scritto la guida pratica per cercare e selezionare nuove risorse umane.

Chi sono

Per la maggior parte della mia carriera ho fatto altro, ma negli ultimi anni sono passato a gestire tutto il team di produzione della mia azienda.
Qualche mese fa abbiamo avuto la necessità di ingrandire il team per poter seguire al meglio i nostri clienti, sempre più numerosi. Nelle piccole aziende come la nostra ci pensa il titolare, personalmente o chiedendo a un dipendente. In questo caso è toccato a me.

Ho studiato, ho chiesto consigli a chi lo faceva per lavoro, ho messo insieme un sistema, ho improvvisato tanto, ma alla fine credo di avere imparato qualche lezione.

E adesso voglio condividere con voi tutto quello che ho imparato, in una comoda lista di lezioni e di passaggi da seguire.

Lezione 1: l’identikit

Il primo passo nel cercare una nuova figura da assumere è decidere che caratteristiche deve avere. Non basta il titolo professionale: vi serve un vero e proprio identikit. Come dovrebbe essere il candidato ideale? Definite i suoi compiti, le sue competenze, i suoi studi, il suo carattere.

Meglio giovane o maturo?
Meglio un libero professionista, o esperienze in realtà strutturate?
Meglio un talento da formare, o qualcuno subito pronto a iniziare?

Più preciso sarà il profilo che create, più facili saranno tutti i passi successivi.

Lezione 2: le competenze sono solo l’inizio

Attenzione: il candidato più qualificato potrebbe non essere la scelta migliore. Non dovete scegliere il più bravo nei test, o il più esperto nel vostro settore, ma la persona che può portare più valore in azienda.

Sicuramente le competenze e le esperienze passate sono un elemento importante, ma non dimenticate il “fit“: quanto il candidato può integrarsi all’interno del team e migliorarlo.
Servono competenze specifiche, skill e soft skills.

Lavora bene in gruppo?
Sa usare i software?
E’ veloce anche nel fare cose nuove?
Sa prendere decisioni in autonomia?
Rende più facile il lavoro degli altri?
Si assume la responsabilità del suo lavoro?
Ragiona per obiettivi? 

Tutti dicono di lavorare per obiettivi, ma pochi lo fanno davvero: riconoscere i problemi nascosti, inventare una soluzione se non c’è, dare le giuste priorità ai lavori, andare oltre la mansione se bisogna portare avanti i progetti, aiutare i colleghi se questo aiuta l’azienda o il progetto…

Lezione 3: quanto siete disposti a pagare?

La qualità si paga: definite il vostro budget, o fatevi dire chiaramente il budget a disposizione. Trovare una figura di primo livello non ci servirà se potete offrirgli solo uno stipendio medio-basso. 

Cercate di capire quali sono le retribuzioni medie del settore, per il livello di esperienza e di anzianità che state cercando. In America ci sono portali con dati sulle retribuzioni medie per ogni tipo di lavoro, e iniziano ad esserci iniziative simili anche in Italia. 

Una trattativa non si fa solo sul prezzo: quali benefit alternativi potete offrire? Potrebbero fare la differenza, e anche convincere ad accettare una offerta minore.

Alcuni potrebbero apprezzare la flessibilità di orario, o un orario leggermente ridotto, o la possibilità di telelavoro o smart working, o la possibilità di corsi di formazione… Preparate in anticipo una lista di possibili benefit da combinare con il budget per capire fin dove potete spingervi nelle selezioni.

Lezione 4: caccia grossa o colpi da cecchino

Ci sono due modi di fare selezione: tenere le porte aperte e puntare a scegliere tra tanti candidati, o limitare subito la scelta tra poche alternative di livello. Di solito dipende dal tempo a disposizione, ma in ogni caso ci sono vantaggi e svantaggi per entrambi i metodi. 

Restringere le maglie facilita il confronto tra candidati, aiuta a raggiungere un livello base più alto e il raggiungimento di un risultato “minimo” accettabile.
Una ricerca ad ampio spettro aumenta le probabilità di trovare candidati con del potenziale nascosto, che potrebbero portare competenze e vantaggi inaspettati.

Dopo queste prime tre lezioni sapete che figura state cercando (cosa deve sapere, le sue caratteristiche umane e lavorative), sapete cosa potete offrire, e sapete come cercarla. Adesso potete applicare un sistema di selezione per raccogliere candidature, esaminarle, valutarle e confrontarle per cercare la soluzione perfetta.

Fase 1: l’annuncio

Il primo passo per trovare il candidato giusto è pubblicare l’annuncio giusto, anzi l’annuncio perfetto.

Scrivere un annuncio di lavoro efficace richiede tanta fatica, tanto lavoro e tanti tentativi. Ci sono due obiettivi principali: specificare bene chi cercate ed evitare candidature inutili, ma soprattutto convincere i candidati interessanti a leggere e a rispondere.

Troppi annunci sono pieni di richieste e descrizioni su come deve essere il candidato, ma manca la cosa più importante: quale è l’incentivo a candidarsi? Con l’annuncio potete mostrare anche tutti i motivi per cui qualcuno dovrebbe venire a lavorare con voi: descrivete come è l’azienda, il team, come sarà il lavoro, quali sono i benefit.

Sottolineate gli aspetti positivi: un programma di formazione forte, la possibilità di lavorare in smart working, una mensa di qualità, autonomia nel lavoro, strumenti avanzati… i candidati migliori non guardano solo lo stipendio più alto ma anche una situazione in cui possono lavorare al loro meglio.

Un annuncio ben strutturato dovrebbe essere composto così:

  1. introduzione: dell’azienda e del tipo di figura che cercate
  2. i compiti e le modalità di lavoro: il solo titolo può spiegare poco, quindi spiegate in cosa il candidato deve essere bravo, che cosa farà tutto il giorno
  3. le competenze richieste: notate che c’è una successione logica che parte dalle necessità dell’azienda per poi spiegare che cose serve a soddisfare queste richieste. Troppi annunci partono chiedendo una lista di competenze, come se l’azienda fosse al banco carne a fare la spesa
  4. non solo competenze tecniche, ma anche professionali: non cercate solo una figura professionale, ma anche una persona che abbia autonomia, o creatività, o curiosità su certi temi, o passione per certi argomenti… di solito chiamo questa sezione con un titolo come “cosa ci piace” oppure “hai una marcia in più se”
  5. cosa offre l’azienda: non ci sono solo i soldi. Usate un pò di fantasia: potreste attirare candidati di altissima qualità, e potreste convincerli a rientrare in un certo budget con la giusta offerta
  6. l’arma in più: chiedete qualcosa fatto solo per voi. Se prevedete tanti candidati vi serve un modo per capire velocemente quali sono i più interessanti. Oltre al CV chiedete una lettera di presentazione: se è scritta bene è un segno di interesse e di capacità. Se un candidato non manda niente, o allega una lettera fatta con lo stampino… 
  7. il trucco: un modo per fare subito selezione è mettere nell’annuncio una richiesta specifica: una lettera di presentazione particolare, esempi di lavori passati, un portfolio, una raccomandazione. Può anche essere qualcosa di particolare come: “concludete la lettera di presentazione con la vostra citazione preferita”. Sarete sorpresi da quanti candidati dimostreranno di non seguire neanche delle istruzioni semplici e messe per iscritto.

Fase 2: spulciare le candidature

Una volta pubblicati gli annunci avete un altro passaggio molto importante da fare: preparare un metodo di analisi e confronto. Possono arrivare centinaia di curriculum in pochi giorni, ed è facile essere sopraffatti.
Se avrete un metodo, dei passaggi da seguire, dei punteggi da dare sarete nelle condizioni migliori per valutare in maniera più precisa.

Di solito preparo una tabella Excel, dove ogni colonna corrisponde alle diverse caratteristiche del candidato che vado ad esaminare.
A seconda della richiesta possono essere tante o poche colonne: età, residenza, formazione, corsi specialistici, anni di esperienza, competenze specifiche su x, y, z, valutazione su cv, valutazione su presentazione, valutazione su lettera, skill interessanti, punti di forza, segnali d’allarme…

Con una tabella tenete in ordine tutto il lavoro di analisi, confrontate velocemente i candidati, e potete essere più obiettivi.

Vi consiglio di prendervi dei momenti tranquilli e di valutare le candidatura a blocchi, per non spezzare la vostra routine lavorativa.
Prendetevi il vostro tempo e guardate qualche decina di candidati alla volta: fare le valutazioni in serie vi aiuta ad usare lo stesso metro di giudizio per tutti.
Non aspettate troppo: se accumulate troppe candidature ci sarà la tentazione di prendere scorciatoie e  fare le cose troppo in fretta.

Altri vantaggi della tabella: potete tenere traccia di candidati interessanti per eventuali altre posizioni, e potete usarla per le fasi successive della selezione.

Fase 3: il colloquio

Dopo la prima selezione dei curriculum è il momento dei colloqui con i candidati che sembrano più interessanti. Credo che i colloqui dovrebbero essere solo uno dei tanti step della selezione, e non necessariamente il momento decisivo.

Mi sono sempre sembrati simili alle interrogazioni a scuola: un candidato brillante al momento del colloquio non sempre sarà altrettanto bravo nel lavoro di ogni giorno, e viceversa.

Parliamo di qualche dritta per andare oltre il colloquio tradizionale e i suoi limiti.

Primo: anche voi dovete prepararvi per il colloquio, non solo il candidato. In troppi “non hanno tempo”, arrivano all’ultimo momento, leggono il curriculum con il candidato davanti e fanno qualche domanda di rito.

E’ un ottimo modo per farsi sedurre da chi ha più parlantina, scartare candidati preparati ma un pò particolari, e in generale rischiare grossi errori di valutazione.

Un colloquio condotto male è una perdita di tempo per tutti.

Leggete in anticipo il cv e la lettera di accompagnamento, segnando punti interessanti e potenziali criticità. 
Iniziate il colloquio con una piccola presentazione: chi siete, cosa cercate, gli obiettivi di questo incontro. Questo aiuta ad avere maggiore chiarezza da parte di entrambi, e a focalizzare l’attenzione sulle cose che vi interessano.

Preparate una lista di domande, per essere sicuri di toccare tutti i punti importanti.
Prendete appunti di tutto. In questo modo potrete fare un confronto tra candidati più obiettivo, confrontandoli oltre la prima impressione del momento.

Che domande fare ad un colloquio?

Va bene iniziare con qualche domanda generica, ma non fatevi raccontare di nuovo il curriculum. Usate il vostro tempo con attenzione.

Vi basta un breve riassunto, o chiedete subito quali sono le esperienze più significative, vista la presentazione che avete fatto all’inizio.

Ecco alcune domande che mi piace fare e perché:

Parlami di un tuo successo.

Per capire come lo racconta, cosa considera un successo, e potergli chiedere come lo ha raggiunto

parlami di una tendenza del tuo settore che ti piace, e di una che non ti piace

Possono esserci risposte giuste o sbagliate, ma soprattutto vedete se ha passione per il lavoro che fa

Come ti tieni aggiornato sul tuo lavoro?

Una persona che studia per conto suo, e lo fa bene, è un enorme vantaggio per l’azienda

Parlami di un collega/capo con cui sei andato / non sei andato d’accordo, perchè e come hai gestito la cosa

Per cercare di capire se una persona sa lavorare come parte di un team, se può migliorare la performance di tutto l’ufficio e dell’azienda

Hai attività e/o progetti fuori dal lavoro?

Un buon modo per capire un pò la persona oltre il lavoratore, e magari scoprire delle skill potenzialmente interessanti per l’azienda

Come risolveresti questa situazione?

Qualche domanda di questo tipo può dire molto su come ragiona e come potrebbe lavorare. E’ più importante il processo mentale della soluzione proposta. Google è particolarmente affezionata a questo tipo di domande, anche troppo.

Fase 4: la prova

I colloqui sono importanti ma non bastano. Sono come le interrogazioni a scuola, e come per la scuola un bel voto da solo non basta per decidere di una promozione.

Ecco perchè chiedo sempre una piccola prova ai candidati più interessanti, anche solo per mezza giornata. Scegliere solo in base ai colloqui mi sembra rischiosissimo e inutile, quando basta una giornata di prova per avere un’enorme quantità di informazioni in più.

Se un candidato si rifiuta di fare la prova scatta un campanello d’allarme: o crede di poter essere “scoperto” o crede di essere troppo bravo per abbassarsi in questo modo…

Nella mia esperienza i candidati migliori sono ben contenti di poter mostrare quello che sanno fare, e allo stesso tempo avere esperienza diretta dell’azienda a cui si stanno proponendo. Una selezione funziona in entrambe le direzioni, e un lavoratore di alto livello è interessato a capire bene in che tipo di ambiente si troverebbe a lavorare.

Con una prova può vivere una giornata tipo, conoscere le persone, la cultura aziendale, il mood, il modo di relazionarsi, capire che tipo di compiti gli verranno proposti e come può farli. Se non è interessato a queste informazioni significa che sceglie un lavoro per i soldi o i benefit, e probabilmente sarà pronto a cambiare di nuovo quando trova la prossima offerta interessante.

Potete mettere alla prova il candidato in una serie di problemi e situazioni, e vedere come se la cava. Preparate dei test per capire le sue competenze e il suo modo di lavorare, non cercate di sfruttarlo per un pò di lavoro gratis.

Vi interessa capire il processo che usa: fate domande, fatevi spiegare cosa ha fatto, perchè e come.

Mentre voi giudicate lui, così lui giudica voi. Mostrate l’azienda, come funzione, presentatelo alle persone con cui potrebbe lavorare, e magari fateli lavorare insieme su qualche problema.

Mostrategli i vostri punti di forza: se avete una mensa al top, o una sala svago tipo startup americana, perchè non sfruttarle?

La prova “dal vivo” per me è il test decisivo. Tutti i passaggi precedenti (il cv, la lettera, i colloqui) aiutano a scartare i non adatti, fino ad arrivare ad una lista ristretta di candidati interessanti. Con la prova fate il salto di qualità, e avete la possibilità di capire chi è davvero la scelta migliore per voi.

Fase 5: la trattativa

Una volta trovato il candidato perfetto parte la trattativa per portarlo alla firma. Tanti chiedono: “quanto guadagni ora?”. Io preferisco chiedere:

Quanto dovresti guadagnare per essere felice di venire a lavorare qui?

Credo sia una domanda che fa partire la trattativa da una posizione di collaborazione reciproca, per raggiungere una soluzione che soddisfi entrambe le parti. 

Preferite qualcuno che accetta controvoglia e magari si sente un pò “fregato”, o qualcuno entusiasta di venire in un’azienda che gli offre quello che pensa di meritare?

Non parlate solo di soldi: formazione, modalità di lavoro, possibilità di carriera, libertà d’azione… sono tutti elementi che potrebbero fare la differenza e che all’azienda potrebbero costare molto meno.

Fase 6: il periodo di prova

La selezione non si ferma dopo la firma. Il contratto prevede un periodo di prova, e vi conviene sfruttarlo a vostro vantaggio. Tante, troppe aziende tendono a chiudere la selezione alla firma e perdono così una occasione per controllare di aver fatto la scelta giusta.

Qualche settimana di lavoro bastano per valutare se ci sono grosse lacune che non erano emerse prima. Soprattutto potete valutare il suo atteggiamento e il suo modo di lavorare con gli altri: è entusiasta?
Impara in fretta?
Fa domande e cerca di migliorare?
Si rende utile?
Lavora bene con gli altri? 

Se alcuni episodi sono preoccupanti dovete muovervi subito: fate altre prove, capite se bastano più consigli e più formazione o se rischia di diventare una situazione cronica.
Sfruttate tutte le occasioni per capire davvero chi avete davanti, e capire quanto può contribuire all’azienda.

Valutate il vostro investimento, e siate pronti a limitare le perdite se il rischio è eccessivo. Meglio accettare una piccola perdita prima, piuttosto che trovarsi un contratto difficile da sciogliere che dura anni.

Concludendo

Spero che abbiate trovato in questo post qualche idea interessante per scegliere il meglio e per scommettere su persone che diano grandi soddisfazioni e siano un aiuto forte e importante per la vostra azienda.

Se avete delle idee da condividere scrivetemi un commento qui sotto, mi piacerebbe sapere cosa pensate di quello che ho scritto.